各单位：

为规范我校教职工出国（境）报备手续，现将有关事宜通知如下：

一、报备对象

我校在职教职工。

二、报备事由

因公、因私出国（境）（含港澳台地区），出访事由不仅限于出国进修、参加学术会议、客座交流、旅游、探亲等。

三、报备时间

申请人需于出国（境）前至少两周，向所在单位领导、学院外事秘书及国际交流合作处进行出国（境）报备登记。

寒暑假出国的，需于假期前按规定时间进行集中报备。

四、报备流程

1. 下载并填写《烟台南山学院教职工出国（境）报备单》（见附件），报备单由所在单位领导审核把关并签字，加盖单位公章。

2. 准备并提交录取通知书、会议日程、往返机票等相关材料。

3. 将纸质版报备材料交至学院外事秘书进行登记，职能处室及直属单位交至国际交流合作处（行政楼413）登记存档。

4. 由学院外事秘书定期提交“本学院教职工出国（境）年度信息汇总表”和纸质版报备材料至国际交流合作处，进行统一存档。

5. 回国后第一时间向学院外事秘书或国际交流合作处报备登记入境时间及返校返岗情况。

特此通知。请教职工严格遵守。

国际交流合作处

2024年4月29日（更新）